Een oplossing voor een overvolle inbox

Te veel e-mail

Hoeveel e-mail krijg jij als je een dagje werkt? Of een week op vakantie bent? Veel? Te veel? Waarschijnlijk behoor je tot de grote groep mensen die vindt dat ze te veel krijgt. Binnen een organisatie kun je hier nog wel afspraken over maken. Moeilijker wordt het als je als ondernemer veel e-mail van bijvoorbeeld klanten krijgt. Daarom is het slim om de e-mail aan de ontvangende kant goed te verwerken. Natuurlijk moet je je niet abonneren op nieuwsbrieven die je niet leest. Uiteraard zou ik me wel abonneren op zaken die je echt niet wil missen, zoals deze http://basvanstraaten.nl/blog/

Inbox zero is een concept van Merlin Mann uit 2007. Niet heel actueel, maar ik ken weinig mensen die het goed toepassen. Sterker nog, ik pas het zelf pas een half jaar toe. En mijn bevinding is dat het erg goed werkt. Deze blog is gebaseerd op een lezing die hij er over gaf: http://inboxzero.com/video/

Wat levert een e-mailsysteem jou op?

De tijd en aandacht die je in een dag / week te besteden hebt zijn eindig. Daarom kun je je ze beter goed besteden. Door niet de hele dag door je inbox te scrollen, bepaal je zelf waar je aandacht en tijd naar uit gaan. In de tijd voor de e-mail, krijg je ook niet 37x per dag een postbode op de stoep. Door niet de hele tijd met je mail bezig te zijn kun je je beter focussen op het werk en krijg je meer voor elkaar. Je zoekt ook niet steeds naar zaken en vergeet geen mails te beantwoorden die wel belangrijk zijn!

Hoe het werkt

Iedere keer dat je je mail checkt, maak je je inbox helemaal leeg. Helemaal? Ja, helemaal! Beslis van iedere e-mail wat je ermee wil doen. Pas een van de volgende 5 werkwoorden toe op je mail:

1. weggooien of archiveren - Weggooien doe je met het meeste als je er eenmaal aan gewend bent dat de wereld door blijft draaien zonder al die mail. Archiveren is een functie in de meeste e-mailprogramma’s, maar maak anders 1 map aan die archief heet. Allemaal onderliggende folders zijn niet meer nodig nu. E-mailprogramma’s zijn tegenwoordig heel goed in zoeken. En zijn daar veel sneller in dan welke mapstructuur dan ook. Dus mocht je een e-mail toch ooit nog eens nodig denken te hebben, archiveer ‘m dan.
2. delegeren - De mail is niet voor jou, maar wel voor iemand anders. Stuur ‘m dan door met een duidelijke opdracht. Afhankelijk van aan wie je de mail stuurt, kun je ‘m daarna deleten of archiveren. Wellicht wil je bijhouden of diegene die actie ook daadwerkelijk uitvoert. Doe dat op dezelfde manier als dat je mondeling een opdracht zou geven.
3. beantwoorden - De meeste mails die wel voor jou zijn bevatten een korte vraag. Leer jezelf ook kort te antwoorden. Het helpt om jezelf bijvoorbeeld aan te leren: maximaal 5 zinnen.
4. uitstellen - Maak een map “uitstellen” en zet hierin e-mails waar je iets langer over na moet denken. Zorg dat je agendeert om deze map bijvoorbeeld eens per week leeg te maken.
5. doen - Doe het nu of plan het in je agenda of takenlijst.

En je inbox is weer leeg. Belangrijk is het dus om alleen je inbox te openen als je tijd hebt om je mail ook daadwerkelijk te behandelen. Natuurlijk weet je van tevoren niet zo goed hoe lang dat precies duurt, maar naarmate je hier beter in wordt, kun je dat steeds beter inschatten. Je e-mail constant open laten staan, is dan ook niet handig. Zorg dat je computer je mail niet iedere 5 seconden checkt, als je het moeilijk vindt om niet steeds naar je inbox te gaan. Ultiem is natuurlijk 2x per dag, maar 1x per uur is voor de meesten (ook voor mijzelf) al een hele vooruitgang.

Mijn inbox zero

Ik ben hier in het najaar op aanraden van ondernemer Thijs Weenk http://www.thijsweenk.com/ mee begonnen. Na een paar uur ploegen, had ik mijn bestaande inbox op nul. Daarna ging het heel lang goed. Soepeltjes paste ik de regels toe, waarbij ik regel 4 (uitstellen) niet probeerde te gebruiken.

Maar na verloop van tijd kreeg ik het drukker en had ik soms na een dag toch een te volle inbox. Daardoor merk ik nu dat ik tegenwoordig de regel heb: de inbox mag niet voller zijn dan op mijn scherm past. Dit is eigenlijk mijn regel 4 geworden. Hiermee speel ik een klein beetje vals, maar werkt het voor mij wel prima.

Hoe kun jij dit mailsysteem voor jou werkbaar maken?

Succes!