Blogserie projectmanagement: 4. Tijd bewaken
- Doel bepalen
- Effect sorteren
- Stakeholders meenemen
- Tijd bewaken
- Proces verbeteren
4. Tijd bewaken
Je project is nooit af tot het af is. Je kunt er dus aan blijven werken, da´s niet zo moeilijk. En als je dan toch sneller gaat dan dat je gepland had, ga je weer nieuwe dingen verzinnen die er ook bij kunnen en is het alsnog niet af. Het is heel makkelijk om je er volledig in te verliezen. Om je tijd onder controle te houden maak je een planning, waar je regelmatig met je projectteam bij stil staat. Maar dan komt het moeilijkste. Je aan de planning houden!
Los van de discipline die dit vraagt, kun je ook je eigen effectiviteit verbeteren. Hierbij twee principes/wetten die je helpen.
Een 8 is voldoende
Ruim een eeuw geleden constateerde Pareto dat slechts 20% van de bevolking maar liefst 80% van het vermogen bezat. Dit Paretoprincipe (80-20 regel) kun je toepassen op de tijd die je aan een project besteedt. In 20% van de tijd haal je 80% van het resultaat. Goed, stel je een taak voor waarvoor je jezelf een rapportcijfer 10 geeft als je hem perfect uitvoert. Dat kost tijd, veel tijd.
Die tijd kun je besparen door tevreden te zijn met een cijfer 8 (80%). Je hoeft er maar 20% van de tijd in te steken die nodig hebt voor een 10. Dat scheelt zoveel tijd! Zelf stuur ik bijvoorbeeld mijn blogs ter review naar Anneke (www.puntann.nl) als ze in mijn optiek voor 80% af zijn.
De positieve druk van de deadline
De wet van Parkinson stelt dat het werk uitdijt naar de beschikbare tijd. Dus hoe meer tijd je hebt, hoe langer je eraan werkt. Deze wet kun je omdraaien en in je voordeel gebruiken. Want hoe dichter je bij de deadline aan de taak begint, hoe effectiever je wordt. Stel je wilt een voortgangsrapportage schrijven voor je opdrachtgever. Hier doe je normaal een half uur over. Plan dit half uur dan ook een half uur voordat het af moet zijn. Zo gebruik je de druk van deadline om de rapportage effectief te schrijven. Begin je een paar dagen eerder, dan doe je er langer over. Je leest het een dag later nog eens na, wijzigt nog eens wat. Vlak voor het gesprek lees je het weer na. En voor je het weet doe je er stiekem anderhalf uur over.
Een vergelijkbaar voorbeeld is het inpakken van je koffer. Als je een week van tevoren begint, ben je een hele week aan het inpakken, doe je het een dag van tevoren dan duurt het een dag en begin je een uur van tevoren, dan kost het een uur.
Bewaak je tijd met een 8 en een deadline
Bedenk dus goed bij iedere taak in je project hoe lang je er echt over moet doen om het gewenste resultaat (vaak 80%) te halen. Bedenk daarna wanneer het echt af moet zijn en plan het zo in dat je gebruik kunt maken van de druk van de deadline om zo effectiever te worden.
Een leuk boek dat hier over gaat is The 4-Hour Workweek van Timothy Ferriss (www.fourhourworkweek.com). Hij beschrijft dat hij maar vier uur per week hoeft te werken om zijn bedrijf te laten draaien. Als jij nog een idee hebt om je tijd efficiënter te besteden in je project, laat een opmerking achter onder deze blog.
Interessant. Ik heb net een nieuw opschrijfboekje gekocht en ga daar in plannen en me eraan houden. Wat mij helpt is als een ander op de hoogte is van je eigen deadlines en ‘er op zit te wachten’ dat het af is.
Beter plannen ga ik ook proberen, een half uur is een half uur en niet stiekem anderhalf inderdaad. Al je uren bijhouden kan ook helpen denk ik, maar daar heb ik dan weer helemaal geen zin in
Goed bezig! En inderdaad uren bijhouden is niet zo leuk (ik doe het ook niet). Dat neemt niet weg dat als je echt een keer je eigen werkwijze goed wil onderzoeken, het wel een ijzersterkte manier is. Het geeft veel inzicht, al doe je het bijvoorbeeld maar twee keer een week per jaar.
Slim om je deadline te delen met anderen. Zo maak je het belang van de deadline groter en zal het je meer helpen. Succes ermee!
Fijn blog, en goede tips. Ik vind het heerlijk om werk op 80% naar iemand anders door te sturen om er nog eens naar te kijken en dat moet ik dus vaker gaan doen, en sneller.
Deadlines zijn heerlijk. Waar ik alleen tegenaan loop, is als projecten (bijv voor je eigen bedrijf) eigenlijk geen deadline hebben. Ik probeer die dan zelf wel te stellen, maar die deadlines worden nog wel eens flexibel… Heb je ook tips om je eigen opgelegde deadlines (beter) na te komen?
Als het eigenlijk niet uitmaakt wanneer iets klaar moet zijn, dan kun je ook niet echt spreken van een deadline. De oorsprong van het woord is wat cru, maar komt hierop neer: als je over de deadline gaat, overleef je het niet. De motivatie om dat niet te doen is dus groot!
Wanneer jij voor een intern project geen deadline hebt, is gewoon een datum prikken niet genoeg. De motivatie voor een project kan weliswaar worden versterkt met een deadline, maar komt in eerste instantie uit het gestelde doel. Dus belangrijker is: waarom doe je dit project. Wat is het doel: http://basvanstraaten.nl/blogserie-projectmanagement-doel-bepalen/ Als je dat weer helder hebt, is het stellen van een deadline weer makkelijker. En je eraan houden ook. Succes!
Dankje, ik ga het uitproberen.
Prima verhaal. Die 80-20 regel ken ik wel uit mijn omgeving. Zo hielp ik vorig jaar een aannemer met een verbouwing. Volkomen natuurlijk paste hij deze regel toe op elk detail. Hij content, want hij had in korte tijd zijn doel gehaald! En ik tenenkrommend, want ik ben een perfectionist en eis dus feitelijk 100%. Naar aanleiding van je verhaal heb ik eens teruggeblikt op mijn leven en ben tot de conclusie gekomen dat ik zowel prive als zakelijk meestal voor projecten koos, die tot in de perfectie mochten of moesten worden uitgevoerd. Je moet het dus wel mentaal aankunnen of willen of kunnen leren, zo’n 80-20 regel. En er zijn projecten waarbij het niet werkt. Stel ik moet in de tuin 100 uur onkruid trekken om alles te verwijderen. Met de 80-20 regel hoef ik dit jaar maar 20 uur te trekken. Maar omdat het resterende onkruid weer geweldig uitzaait, moet ik elk volgend jaar ook 20 uur besteden. Als ik het eerste jaar alles verwijder in 100 uur, komt in de jaren daarop alleen het meest hartnekkige spul op en ben ik met 5 uur klaar. Dus elk volgend jaar 15 uur winst, te besteden aan een extra pilsje en de krant.