Blogserie projectmanagement: 3. Stakeholders meenemen
Om goed te kunnen ondernemen moet je goed je projecten kunnen managen. Dit kunnen projecten zijn die je voor een opdrachtgever uitvoert, of juist voor je eigen bedrijf. Ik geloof dat er 5 zaken zijn waarmee je als projectleider het verschil maakt:
- Doel bepalen
- Effect sorteren
- Stakeholders meenemen
- Tijd bewaken
- Proces verbeteren
In deze blogserie over projectmanagement wil ik steeds een van deze onderwerpen belichten. Ik ben benieuwd wat jij ervan vindt. Maar ook hoe jij als projectleider het verschil maakt. Laat je reactie onder dit blog achter. Veel dank!
3. Stakeholders meenemen
Als je met een project bezig bent is het belangrijk om te weten wie de stakeholders zijn. Stakeholders zijn belanghebbenden bij het project. Ze kunnen juist een positief of negatief effect hebben op het slagen van het project. Daarom is het belangrijk om ze mee te nemen. Dit wordt ook wel stakeholdermanagement genoemd, omdat je doel is om alle belanghebbenden in de juiste richting te krijgen (te managen).
Wie zijn allemaal stakeholder?
De opdrachtgever is een hele belangrijke stakeholder, maar zeker niet de enige. Je projectteamleden hebben ook een belang bij het project (het hebben van werk) en zijn daarom ook stakeholders. Maar Denk ook aan stafafdelingen die aan de zijlijn toekijken en mee willen beslissen. Of tegenstanders van het project.
Met een stakeholderanalyse breng je je stakeholders in kaart. In deze analyses beschrijf je per stakeholder hoeveel invloed hij heeft op het project en of deze invloed positief of negatief is. Daarnaast is het waardevol erin op te nemen wat iemand belangrijk vindt (wat zijn zijn waarden). Zo snap je steeds beter, waarom bepaalde stakeholders zich opstellen zoals ze doen. Zo krijg je globaal inzicht in krachten die er spelen rondom je project. En kun je hier goed op inspelen.
Communicatie als middel
Je hoeft zeker niet continu met alle stakeholders bezig te zijn. Maar als je weet wat voor hen belangrijk is, kun je ze wel actief informeren en betrekken. Het middel om mensen mee te nemen is communicatie. Door je communicatie goed op de verschillende stakeholders af te stemmen, krijg jij als projectleider grip op alle ideeën en sentimenten die leven. En dat is vaak het verschil tussen een goed en slecht lopend project.
Verzand hiermee niet in lange rapportages voor iedereen, maar denk goed na wat jouw project verder helpt. Zorg dat je juist die communicatie doet, die zorgt dat je stakeholders jouw succes niet in de weg zitten. Dus liever 5 mailtjes naar 5 verschillende stakeholders, dan een lange voortgangsrapportage. Dus communiceer strategisch en maak je project succesvoller.
Hoi Bas,
Helemaal eens wb de rol van belanghouders bij je project. Een mooie en praktische tool hiervoor is Factor C. Wel eens van gehoord?
Grt. Jannemiek
Jannemiek, dank voor je reactie. Nee, maar net wel over gelezen! Wat ik er zo snel uithaal, is dat de tool mensen laat nadenken over of er communicatie nodig is en zo ja, welke. Om daarna ook te toetsen of het heeft bijgedragen. Als dat klopt, is dat ook precies wat ik denk dat nodig is bij een project. Wordt het ook buiten de overheid gebruikt? Door ondernemers?
Leuk dat je er meteen over hebt gelezen! Ik ga er bij een project eigenlijk wel altijd vanuit dat zónder communicatie een project niet slaagt. Dus óf het nodig is, staat wat mij betreft niet ter discussie.
In de kern gaat het over de strategie die je vooraf en met elkaar bepaalt. Per doelgroep kan deze verschillen. Het werkt ook heel prettig om je omgeving in kaart te brengen en er, gezamenlijk met het projectteam, over na te denken met wie je welke relatie wilt gedurende het project. Soms kies je er bijvoorbeeld voor bepaalde personen/partijen intensiever te betrekken dan anderen. Dat kan voor intern én extern gelden. Gedurende het project is het een handige ‘checklist’ en is het eventueel ook input voor een (project)communicatieplan.
De methode wordt veel door de overheid gebruikt, maar intussen ook steeds meer door commerciële partijen. Bijvoorbeeld wanneer de omgeving van een project complex is.