Bas van Straaten | Ondernemerscoach

Blogserie projectmanagement: 5. Proces verbeteren

Om goed te kunnen ondernemen moet je goed je projecten kunnen managen. Dit kunnen projecten zijn die je voor een opdrachtgever uitvoert, of juist voor je eigen bedrijf. Ik geloof dat er 5 zaken zijn waarmee je als projectleider het verschil maakt:

  1. Doel bepalen
  2. Effect sorteren
  3. Stakeholders meenemen
  4. Tijd bewaken
  5. Proces verbeteren

Dit is de laatste blog in de 5-delige projectmanagement serie. Bekijk de hele serie.


5. Proces verbeteren

beamer

De beamer doet het weer niet … de reactie van de meeste mensen: “ik ben niet technisch!” Nou is het begrip technisch nogal ruim, m aar laten we zeggen dat ik (en ik ben zelfs ingenieur) nog nooit technisch vernuft heb toegepast om een beamer te laten werken. Wat ik meestal doe is lezen, knopjes bekijken, knipperende lampjes controleren, checken of het snoer in het stopcontact zit. Ik heb op de HTS en op de technische universiteit gestudeerd, maar nog nooit daarvan iets toegepast om een beamer te laten werken.

Wees nieuwsgierig

Eigenlijk zou de juiste reactie moeten zijn: ik kan niet lezen of ik heb geen zin om iets te doen. Maar hoe kan dit? De meeste mensen kunnen toch echt wel lezen of zijn best bereid om te helpen. Maar toch weerhoudt iets ze om het op te lossen. Dat is niet anders bij projectleiders die tegen problemen aanlopen in hun project.

Voor hen zijn terugkerende problemen bijvoorbeeld: “Ik moet altijd mijn projectteamleden achter de broek zitten met de actiepunten.” Of: “De opdrachtgever geeft geen reactie op de ingestuurde vragen over het project.”

Projecten hebben vaak een eenmalig karakter, maar dat betekent niet dat alle problemen ook maar één keer voorkomen. Komt een probleem vaker voor dan is het tijd om het aan te pakken en te verbeteren.

Bekende methodes om problemen aan te pakken zijn: 5S, lean, kaizen, TPM, deming cirkel, 6 sigma. Het zijn allemaal continu verbetermethodieken en er zijn er nog veel meer. Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze dezelfde vaardigheid van de gebruiker nodig hebben om ze goed te kunnen toepassen: nieuwsgierigheid.

Waarom nieuwsgierigheid zo moeilijk is, terwijl we het allemaal zijn

Je zit jezelf in de weg. Als je niet nieuwsgierig bent naar waarom iets fout gaat, lang duurt, niet werkt, dan lukt het je niet om het te verbeteren. Je bent van nature erg nieuwsgierig, dus dat zou geen probleem moeten zijn. We doen echter ons best om dat te verbergen. En daar zijn vele redenen voor: je kunt iets ontdekken wat je liever niet wilde weten. Je kunt ontdekken dat je iets niet kunt. Je kunt ontdekken dat het probleem oplossen veel werk is. Je kunt ontdekken wat de oplossing is en er daardoor een taak bij hebben. Je wordt voortaan voor alle problemen gevraagd door je omgeving. En je kunt ontdekken dat jij het probleem niet kunt oplossen!

Vergeet de redenen en los het op

Als je rustig kijkt naar al deze redenen merk je dat je ze wel begrijpt, maar dat je er ook voor kunt kiezen om ze niet te laten gelden. Ze zitten hoe dan ook de oplossing van jouw probleem in de weg.

Dus: stop met redenen bedenken om je nieuwsgierigheid te onderdrukken. Lukt dat, dan gaat er een wereld voor je open! Je ontdekt dat je niet technisch hoeft te zijn om een pop-up op je computer te laten verdwijnen (je moet alleen kunnen lezen). Dat je geen psycholoog hoeft te zijn om de communicatieproblemen met je collega’s op te lossen (je moet alleen kunnen luisteren). En dat je geen doorgewinterde consultant hoeft te zijn om een procesfout op te lossen (je moet alleen kunnen kijken).

Een proces verbeteren was nog nooit zo makkelijkkaizen

Nou denk ik dat 80% van de lezers van dit blog zichzelf erg nieuwsgierig vindt. Wat zeg ik: 100%. En dat ben je ook. Maar denk daar vooral weer eens aan als je voor de derde keer hetzelfde fout ziet gaan in je project. Zet je nieuwsgierigheid aan, en ga op onderzoek uit. Maar je niet te druk over de oplossing, maar kijk eerst eens goed naar het probleem. Wat gaat er precies niet zoals je wilt? En welk doel wil je eigenlijk wel bereiken? Wat precies veroorzaakt dit probleem? Alle methodieken die er zijn, van boerenverstand tot 6sigma proces optimalisatie, zijn gebaseerd op deze nieuwsgierige houding. Dus als je je niet te druk maakt over wat er zou kunnen gebeuren, los je alles zo op!

Los van de nieuwsgierigheid kun je sowieso beter worden in de kunst van continu verbeteren. Lees meer over continu verbeteren.

One Comment to "Blogserie projectmanagement: 5. Proces verbeteren"

  1. Marieke Halenbeek zegt:

    Dank je wel weer Bas voor het aanscherpen. We kunnen verzinken in methodes maar altijd weer mooi om de kern te pakken. Eerlijk durven kijken wat het maakt dat je niet doet wat je eigenlijk nodig hebt, wilt of waar je verder mee komt.
    Dag dag en op naar veel actieve, ook kwetsbare vragen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

blokkade overwinnen | inzicht creëren | impuls geven