Blogserie projectmanagement: 1. Doel bepalen
Om goed te kunnen ondernemen moet je goed je projecten kunnen managen. Dit kunnen projecten zijn die je voor een opdrachtgever uitvoert, of juist voor je eigen bedrijf. Ik geloof dat er 5 zaken zijn waarmee je als projectleider het verschil maakt:
- Doel bepalen
- Effect sorteren
- Stakeholders meenemen
- Tijd bewaken
- Proces verbeteren
In deze blogserie over projectmanagement wil ik steeds een van deze onderwerpen belichten. Ik ben benieuwd wat jij ervan vindt. Maar ook hoe jij als projectleider het verschil maakt. Laat je reactie onder dit blog achter. Veel dank!
1. Doel bepalen
Wat is het doel?
De basisvraag is: Wat is het doel van het project? Als je een project leidt, is het essentieel dat je dit doel altijd scherp hebt. Als het onduidelijk wordt, moet je eigenlijk geen stap meer zetten, tot je het weer weet. Belangrijk is ook dat iedereen in je projectteam, weet wat het doel is. Je wil dat je projectteamleden ook met dit doel in hun achterhoofd hun werk uitvoeren.
Voorbeeld: De opdrachtgever geeft geen reactie op de door jou ingestuurde vragen over het project. Het feit dat er geen reactie komt, kan natuurlijk meerdere oorzaken hebben, maar wat voorop staat is dat het belang van het doel van het project wellicht anders geïnterpreteerd wordt door jou en je opdrachtgever. Stop met alles (dit hoeft niet heel letterlijk) en ga het gesprek op dit punt direct aan met je opdrachtgever. Wellicht komt daaruit dat het een misverstand is, maar meestal is er iets gaan schuiven in prioriteiten en dergelijke. Accepteer dit en kijk wat er dan met het project moet gebeuren. Stoppen, aanpassen of doorgaan.De vraag achter de vraag
Een project begint met een vraag van de opdrachtgever. Maar vaak stellen mensen niet hun echte vraag, maar meer een afgeleide daarvan. Als de vraag is: kun je een ons kantoor verbouwen, dan lijkt dat de vraag. Maar de vraag achter de vraag is misschien: hoe krijg ik meer werkruimte? Of: hoe kan ik het nieuwe werken mogelijk maken? Het is dan ook belangrijk om door te vragen en zo te begrijpen waar de vraag vandaan komt. De vraag achter de vraag ontdekken. De vraag achter de vraag leidt je naar het doel van het project. In dit geval dus: Creëer een werkomgeving voor het nieuwe werken.
Wanneer het duidelijk is wat het doel is, is het belangrijk dat iedereen die betrokken is bij het project (de stakeholders) het doel kent. Een gezamenlijk doel bevordert de samenwerking. Daarnaast is het van belang dat het projectteam niet alleen acties uitvoert, maar juist ook weet ‘waarom’ deze acties moeten worden gedaan (om het doel te bereiken). Dit zorgt voor meer betrokkenheid bij het project.
Resultaat vs Doel
Met het doel voor ogen start je aan het project. Ook tussentijds kijk je regelmatig naar het doel om te kijken of je op koers ligt. Dus het doel is waar je op koerst. Maar waar je uiteindelijk uitkomt is het resultaat. Het is de feitelijke uitkomst van een project. Het is concreter en tastbaarder dan het doel. Het resultaat is uiteindelijk waar een project op beoordeeld wordt als het gaat om tijd, geld en kwaliteit. Daarom is het belangrijk om na het bepalen van het doel, deze resultaten goed vast te leggen. En ze moeten passen binnen het doel.
Volgens mij, Bas, zal pas achteraf blijken of het project een succes is geweest. Pas wanneer je goed gecommuniceerd hebt met de stakeholders (zie proefschrift van Karel de Bakker) en zij zijn bij oplevering positief en het resultaat is ook veel later een blijvend succes (valt direct na oplevering niet als een kaartenhuis in elkaar, dus niet over het muurtje gegooid) mag je spreken van succes. Alleen met zo’n resultaat ben je als projectmanager onderscheidend. Niet eerder. Voor de weg ernaar toe: vergeet niet een goed benefit plan en een deugdelijke business case op te stellen.
Harry Wiggers, Quality Upgrade.
Hoi Harry, dank voor je reactie! Helemaal waar: achteraf weet je pas of het is gelukt. De stakeholders zijn daar inderdaad belangrijk (essentieel) bij en komen in blog 3 over dit onderwerp aan bod.
Hmm. Het grootste probleem met communiceren is dat veel mensen dingen zeggen die om de kern draaien. Er is nergens meer to the point gesprekken. Zijn er gesprekken dan zijn die errug vaag, dus ter interpertatie van de luisterraar. Mijn punt dus wees duidelijk als opdracht gever en uitvoerder.
Harmen, dank voor je reactie. Je punt is duidelijk: wees duidelijk! Helemaal mee eens.